ADMINISTRASI KELOMPOK
Pengertian :
Administrasi kelompok tani adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun dari pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu seperti usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi 2 (dua) bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keunganan.untuk itu dalam hal ini kita sajikan mengenai administrasi kegiatan kelompok tani.
Apa Administrsi Kegiatan?
Administrasi kegiatan adalah segala, catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Selain aturan dasar dan aturan rumah tangga, beberapa perangkat administrasi yang diperlukan kelompok , antara lain :
1. Buku Daftar Anggota
Buku daftar anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota kelompok.
2. Buku Tamu
Adalah documen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian ataupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan.
Buku tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang dating untuk suatu keperluan.
Maksud dan Tujuan :
- Adalah untuk apa seseorang tersebut dating kepada kelompok.
- Data kolom ini bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok memperoleh pembinaan dari pihak luar yang relevan.
Kesan-kesan / saran
- Adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi. Kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negative.
- Kolom ini juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap kelompok, usulan-usulan yang bersifat kongkrit dan jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak lanjutisebagai bahan pembahasan dalam peratemuan pengurus maupun pertemuan anggota.
3. Buku Notulen Rapat
Adalah catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar, catatan ini jugta bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang menurut semua peserta dianggap penting. Tidak perlu semua kalimat atau perkataan yang disampaikan oleh semua peserta pertemuan dicatat sebagai hasil pertemuan. Masalah yang belum terpecahkan perlu dicatat juga.
4. Buku Kegiatan Kelompok
Adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman = pengalaman yang dimiliki.
Jenis-jenis administrasi umum sebagaimana dijelaskan diatas merupakan kelengkapan administrasi minimal yang diperlukan oleh kelompok. Semakin maju dan berkembang suatu kelompok, maka akan memerlukan jenis-jenis administrasi lain guna mendukung kelancaran pengelolaanya, misalnya buku inventaris, buku agenda surat masuk dan keluar dan sebagainya.
5. Buku Daftar Hadir
